De strategie om thuis te werken is een geldige, evenredige reactie op een pandemie (en vele andere scenario's voor noodherstel). Het probleem waarmee veel bedrijven worden geconfronteerd, is dat hoewel sommige werknemers thuis kunnen en moeten werken, de overgrote meerderheid van de kantoormedewerkers niet is uitgerust, en dat misschien ook niet mag. Daarom moet dit gepercipieerde wondermiddel voor de huidige situatie verder worden overwogen en praktisch onderzocht voordat bedrijven het over hun hele personeelsbestand uitrollen.

Ik werk al meer dan 20 jaar met duizenden bedrijven aan continuïteitsplannen voor de werkplek en de volgende 5 belangrijke overwegingen moeten altijd worden herzien:

Apparaten en connectiviteit

Als je een bent laptopgebruiker, met een bedrijfsmobiel en data-abonnement, u zijn een mobiele gebruiker en kan al vanuit huis (of waar dan ook) werken. Als u een 'klassieke' kantoormedewerker bent, heeft u waarschijnlijk een bureautelefoon met een telefooncentrale-extensie of DDI en een desktop-pc – u bent niet ingesteld om thuis te werken.

Het bedrijf moet daarom overwegen of het technisch mogelijk is om thuis te werken. Er zijn een paar populaire keuzes:

i) Voorzie gebruikers van een laptop die eigendom is van het bedrijf en die is opgezet door de IT-afdeling

ii) Sta gebruikers toe hun eigen apparaten te gebruiken en toegang te bieden tot een virtuele desktop

iii) Sta gebruikers toe om hun eigen apparaten te gebruiken om verbinding te maken met hun desktop op kantoor

iv) Sta gebruikers toe om werkapplicaties rechtstreeks op hun eigen apparaten te installeren (niet aanbevolen)

Deze lossen het computergebruik op, maar niet de uitdaging van de netwerkconnectiviteit. Als je thuisbreedband hebt, is het niet onredelijk om dat te gebruiken, samen met een bedrijfs-VPN. Als u geen breedband heeft, moet het bedrijf het kopen of het personeel uitrusten met een MIFI 4G / 5G-dongle of telefoon.

Dit leidt tot de bredere kwestie van communicatie. Er zijn een aantal geweldige samenwerkings- en berichttools (bijvoorbeeld Microsoft Teams of Slack) die ook videoconferenties bevatten om belangrijke menselijke interactie te bieden. Voor klantgerichte functies moet u echter overwegen hoe spraakcommunicatie op afstand kan worden geleverd. Als gebruikers geen bedrijfsmobiel hebben, kunnen ze een huistelefoon of persoonlijke gsm gebruiken, maar dit leidt tot problemen met facturen voor werkgesprekken en de vertrouwelijkheid van persoonlijke nummers die met klanten worden gedeeld.

De beste oplossing is om a te gebruiken om een ​​cloudgebaseerde VoIP-softphone te gebruiken die internet gebruikt om de gesprekken te voeren. Gebruikers kunnen op afstand op hun laptop bellen met alleen een headset alsof ze op kantoor zijn. Degenen die deze hebben gebruikt, zullen de frustratie hebben ervaren van het af en toe uit elkaar gaan van oproepen. Als oproepen intern zijn, is het acceptabel, maar voor externe oproepen naar klanten is dat niet het geval. Ook zal het risico op voice-over-internet van slechte kwaliteit toenemen als gevolg van extra gebruik van breedband thuis.

Toepassingen

Als je alle bovengenoemde problemen hebt opgelost, kun je nu een desktop gebruiken en bellen en gebeld worden. Kunt u echter alles doen wat u nodig heeft? Veel bedrijven gebruiken Office 365 en daarom zijn e-mail, kantoortoepassingen en gedeelde documenten allemaal toegankelijk via een internetverbinding.

Er zijn echter een groot aantal bedrijven die nog steeds legacy-applicaties gebruiken. Deze kunnen niet of niet gemakkelijk via internet worden uitgevoerd en daarom moeten de bovenstaande opties echt worden nagedacht. Op afstand verbinding maken met een kantoor-pc die de verouderde applicatie kan uitvoeren, is misschien de enige manier, maar dan heb je een beetje technisch voorbereidend werk en gebruikerstraining om rekening te houden met je reactieplannen.

WFH-capaciteit

Laten we aannemen dat 10-20% van het personeel normaal gesproken thuis werkt. U wordt nu geconfronteerd met een scenario waarin het 50% kan zijn (ervan uitgaande dat u uw kantoor hebt opgesplitst tussen thuis- en kantoorpersoneel) of 100% als een kantoor is gesloten. Uw technologie voor werken op afstand (routers, firewalls, VPN's) zal waarschijnlijk niet op die capaciteit zijn gericht. Beschikt uw organisatie over de infrastructuur, netwerkbandbreedte en licenties waarmee u het aantal gebruikers kunt ondersteunen?

Buiten het bereik van uw bedrijf vallen die van de openbare netwerken – zowel internet als mobiel. Bijna alle persoonlijke en thuiscommunicatienetwerken werken op een concurrerende basis. We delen allemaal de beschikbare capaciteit. De beste manier om hier over na te denken is het snelwegverkeer tijdens de spits, waar massa's mensen die allemaal dezelfde kant op gaan tegelijkertijd knelpunten creëren. Snelheid en kwaliteit zullen worden beïnvloed als een groot deel van de beroepsbevolking allemaal tegelijkertijd mobiele en thuisbreedbandverbindingen gebruikt. Bij de eerdere keuzes van toepassingen en spraakoplossingen moet daarom rekening worden gehouden met de vereiste bandbreedte en die waar mogelijk worden geminimaliseerd.

Werkomgeving

Je herinnert je misschien de BBC-correspondent wiens jonge kind gelukkig een live interview crashte! In dat geval had hij eigenlijk een kantoor waar hij vanuit huis werkte. Veel werknemers hebben niet de luxe van een kantoor. Jongere werknemers in grotere steden wonen waarschijnlijk in gedeelde accommodatie.

Een College van Bestuur dat beslissingen neemt over thuiswerken heeft een perspectief vanuit de eigen woonomgeving. Voor velen is de realiteit heel anders: aan een eettafel werken, op een keukenblad zitten of vanaf hun schoot op een bank werken. Deze zijn oké voor de oneven paar uur na het inhalen van de e-mail na het diner, maar niet voor acht uur achter elkaar voor weken of maanden.

Bedrijven hebben een gezondheids- en veiligheidsverplichting voor hun personeel, waar ze ook werken. Op kantoor kan het personeel bepaalde stoelen, RSI-mitigatieapparaten, anti-stralingsschermen enz. Hebben. De meeste medewerkers zullen thuis zijn, maar sommigen hebben hulp nodig, dus u moet een eenvoudige zelfbeoordeling voor thuiswerken overwegen.

Beveiliging en vertrouwelijkheid

Ten slotte, ervan uitgaande dat al het bovenstaande kan worden overwonnen, is er een fundamentele vraag om te stellen: mogen we vanuit huis werken? Sinds de laatste pandemie-uitbraken halverwege de jaren 00 hebben we fundamentele beoordelingen gehad van de privacyregels (GDPR, PCI enz.). We hebben ook van inbreuken vernomen dat gegevens onderhevig zijn aan naleving en toezicht, waar ze ook leven.

In het ergste geval zou een thuiswerker zijn eigen pc gebruiken; eigen mobiel; werken vanuit een gemeenschappelijke ruimte in een gedeelde flat; praten over en toegang krijgen tot zakelijke, persoonlijke en misschien financiële gegevens. Deze manier van thuiswerken is gewoon niet acceptabel versus het voordeel.

Dit geldt niet voor alle medewerkers, maar voor veel bedrijven worden de mogelijke problemen benadrukt en worden alternatieve methoden overwogen of wordt hun functie opgeschort. Enkele algemene tips voor beveiliging op afstand:

· Vereisen wachtwoorden voor alle apparaten

· Schakel MFA in voor alle toepassingen

· Versleutel alle harde schijven

· Vergrendel apparaten als er te vaak een onjuist wachtwoord wordt ingevoerd

· Apparaten automatisch uitloggen of vergrendelen na een periode van inactiviteit

· Schakel verwijdering op afstand of wismogelijkheden in

De regering plant de volgende fase van haar reactie en bedrijven voeren hun plannen voor bedrijfscontinuïteit al uit. Hoewel thuiswerken een platgetreden pad is, is de realiteit voor velen dat het de duivel in het detail zal zijn die het werkelijkheid zal maken – of niet.

Mike Osborne is niet-uitvoerend voorzitter van Databarracks